Эксперт рассказала о правилах рабочей переписки в мессенджерах в нерабочее время

1. Краткость и четкость. Одно полное сообщение вместо нескольких небольших позволяет упростить восприятие инфор­мации. Это также снижает вероятность недопонимания и позволяет более эффек­тивно общаться.

2. Голосовые сообщения. Получение со­гласия собеседника на отправку голосовых сообщений является важным элементом профессионального взаимодействия. Не всем бывает удобно прослушать ваше по­слание, поэтому заранее уточните у коллеги, удобен ли такой формат общения.

3. Нейтральный стиль общения. Важно учитывать корпоративные стандарты обще­ния и адаптировать свой стиль под приня­тые в компании нормы. Хотя мессенджеры обычно подразумевают более разговорный тон, все же следует избегать излишне не­формальных выражений.

4. Использование интонаций. Старай­тесь формулировать сообщения так, чтобы их нельзя было неправильно интерпрети­ровать. Осторожнее подходите к исполь­зованию сарказма или иронии, особенно, если переписываетесь с малознакомым собеседником. Иногда стоит не стесняться использовать знаки препинания и эмодзи.

5. Обратная связь. Важно отвечать на сообщения в разумные сроки, чтобы обе­спечить непрерывность общения. Если нет возможности ответить сразу, уберите отметку о прочтении сообщения, чтобы собеседник не считал ваше молчание иг­норированием.

6. Учитывайте разницу во времени. Это предупреждение особенно важно при работе в международной компании или при общении с коллегами, находящимися в раз­ных часовых поясах. Если вам необходимо отправить сообщение именно сейчас – вос­пользуйтесь функцией «отправить позже» или «отправить без звука».

Еще один важный аспект – общение в рабочих чатах. Здесь тоже есть свои эти­ческие нормы.

• Избегайте флуда. Корпоративные чаты предназначены для делового общения, поэтому в них важно писать по существу и избегать ненужных офтоп-тем. Деловые чаты должны быть направлены в первую очередь на координацию и организацию работы. А для неформального общения вы можете создать новый чат.

• Уведомления в рабочие часы. Если у вас отключены уведомления в рабочие часы, то вы рискуете упустить важные со­общения. Однако в нерабочее вы вполне можете отключить звук уведомлений, что­бы поддерживать баланс между работой и личной жизнью.

• Личные сообщения. Для вопросов к конкретным сотрудникам целесообразно использовать личную переписку, тогда коллеги не станут отвлекаться на уведом­ления в общем чате, и это обеспечит более эффективное взаимодействие.

«Соблюдение этих правил помогает соз­дать конструктивное и продуктивное ра­бочее общение в мессенджерах, что важно для эффективной работы и поддержания хороших отношений с коллегами», – под­черкнула Ксения Степанова.